Front Office là bộ phận tiền sảnh của khách sạn, nơi đầu tiên và cuối cùng khách tiếp xúc trong quá trình lưu trú. Bộ phận này đảm nhiệm việc đón tiếp, làm thủ tục check-in/check-out, quản lý đặt phòng và hỗ trợ các yêu cầu của khách. Front Office được xem là “bộ mặt” của khách sạn, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.
General Manager (GM) khách sạn là tổng giám đốc, người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của khách sạn. GM giám sát các bộ phận như tiền sảnh, buồng phòng, ẩm thực, marketing và tài chính để đảm bảo dịch vụ đạt tiêu chuẩn. Đây là vị trí cao nhất, quyết định đến hiệu quả kinh doanh và hình ảnh thương hiệu khách sạn.
CEO khách sạn (Chief Executive Officer) là giám đốc điều hành, người đứng đầu và định hướng chiến lược phát triển của khách sạn hoặc chuỗi khách sạn. CEO tập trung vào hoạch định kinh doanh, quản trị tài chính, xây dựng thương hiệu và quan hệ đối tác. Khác với GM, CEO thường không quản lý trực tiếp từng bộ phận mà chú trọng vào tầm nhìn dài hạn và mở rộng thị trường.
Sơ đồ tổ chức khách sạn thường chia theo quy mô:
Khách sạn 1–2 sao thường có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, chỉ gồm các bộ phận cơ bản như lễ tân, buồng phòng, an ninh và kế toán; nhân viên đa nhiệm nhiều công việc. Từ 3 sao trở lên, khách sạn bắt đầu phân chia rõ hơn: có thêm ẩm thực, kỹ thuật, marketing. Đến 4–5 sao, cơ cấu rất đầy đủ và chuyên nghiệp, bao gồm nhiều phòng ban chuyên môn như Sales & Marketing, Nhân sự, Spa, Banquet, Concierge…, với hệ thống quản lý nhiều cấp bậc rõ ràng.
Trong khách sạn, mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ riêng:
Front Office (Tiền sảnh): đón tiếp, check-in/check-out, quản lý đặt phòng, hỗ trợ khách.
Housekeeping (Buồng phòng): dọn dẹp, chuẩn bị phòng và khu vực công cộng sạch sẽ.
F&B (Ẩm thực): quản lý nhà hàng, quầy bar, tiệc, phục vụ ăn uống.
Sales & Marketing: quảng bá, tìm khách hàng, ký hợp đồng, tăng doanh thu.
Finance & Accounting: quản lý tài chính, thu chi, báo cáo doanh thu.
Human Resources: tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự.
Security & Maintenance: đảm bảo an ninh, sửa chữa và bảo trì cơ sở vật chất.
Thủ tục đăng ký kinh doanh khách sạn tại Việt Nam gồm các bước cơ bản:
Đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh: chuẩn bị hồ sơ (CMND/CCCD, giấy đề nghị đăng ký, điều lệ công ty hoặc giấy đăng ký hộ kinh doanh) và nộp tại Sở KH&ĐT hoặc UBND cấp huyện.
Đăng ký mã ngành kinh doanh: chọn đúng mã 5510 (dịch vụ lưu trú ngắn ngày) và các ngành liên quan.
Xin giấy phép con: hoàn tất thủ tục an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh thực phẩm (nếu có dịch vụ ăn uống).
Đăng ký xếp hạng sao (nếu muốn quảng bá theo chuẩn).
👉 Sau khi được cấp giấy phép, khách sạn mới được phép hoạt động hợp pháp.
Công trình: NB Hotel / Địa chỉ XD: Tp. Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình / Quy mô: Khách sạn mini (01 bán hầm + 06 tầng) / Diện tích xây dựng: 112m2 / Tổng diện tích sàn: 817.6m2 / Số lượng phòng: 20 phòng
Công trình: Luxury Hotel / Địa chỉ: Tp Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu / Quy mô: Khách sạn 2 sao (01 bán hầm + 07 tầng) / Diện tích XD: 198.60m2 / Tổng diện tích sàn: 1588.80m2 / Số phòng: 36 phòng
Thiết kế khách sạn 4 sao Volga Hotel Nha Trang tại địa điểm: Bãi Dương, Vĩnh Hải, Nha Trang, Khánh Hòa. Quy mô: 1 bán hầm + 20 tầng, diện tích xây dựng: 537m2, tổng diện tích sàn: 9753m2, 193 phòng; mang phong cách Tân Cổ Điển
Công trình: KHÁCH SẠN VALLEY HOTEL / Địa chỉ XD: 257 Đường Mai Anh Đào, Phường 8, Thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng / Quy mô: Khách sạn 3 sao (01 Bán hầm + 10 tầng + 01 Tum sky bar) / Diện tích XD: 481.6m² / Tổng diện tích sàn: 5,422.8m² / Số lượng phòng: 96 phòng
Công trình: XUAN LINH HOTEL / Địa chỉ XD: 52 Đặng Thái Thân, phường Tân Thành, thành phố Buôn Ma Thuột, Đắk Lắk / Quy mô: Khách sạn 3 sao (9 tầng) / Diện tích XD: 284.7m² / Tổng diện tích sàn: 2,939.2m² / Số lượng phòng: 61 phòng
